TUTORIAL DI EXCEL 2000

LA STAMPA

Condizione preliminare per effettuare una stampa è di avere una stampante già impostata.
In caso contrario occorre fare un clic sul pulsante Stampante della finestra di dialogo Stampa.

IMPOSTAZIONE DELLA PAGINA

Una volta scelta la stampante occorre impostare la pagina dal menu File–imposta pagina.
Nella finestra di dialogo relativa possiamo impostare la dimensione della pagina, l’orientamento del foglio, i margini ed eventualmente l’intestazione e il piè di pagina.
Dopo aver attivato tutte le impostazione richieste verificare il risultato attraverso l’anteprima.
Per contenere il documento in una pagina c’è un comando facile ed utile nella scheda pagina.
Questo comando è Adatta a 1 pagina di altezza per una pagina di larghezza.
Excel calcola automaticamente il fattore di riduzione per inserire il documento tutto in una pagina.

STAMPA DEL DOCUMENTO

Per stampare ci sono numerose possibilità. Secondo la situazione si usa quella più comoda.

• Clic sul pulsante Stampa della scheda Pagina.

• Clic sul pulsante Stampa della barra degli strumenti.

• Clic sul pulsante Stampa della finestra Anteprima.

• Clic sul comando Stampa del menu File.

N.B. se si stampa col comando Stampa del menu File si possono specificare alcune opzioni, quali il numero di copie e l’intervallo di pagine.

SELEZIONARE L’AREA DI STAMPA

E’ possibile stampare anche solo una parte del foglio di lavoro.
Per selezionare le celle da stampare si procede così:

1. Clic su Imposta pagina del menu File

2. Clic sulla scheda Foglio

3. Digitare l’intervallo da stampare nella casella Area di stampa (ad esempio A3:G27)

Un modo più veloce per stampare solo una parte del foglio di lavoro è il seguente:

1. Selezionare l’area da stampare

2. Dal menu File-stampa scegliere Selezione

INTERRUZIONI DI PAGINA

Nel caso in cui il foglio di lavoro non possa essere stampato interamente in una pagina, Excel inserisce delle interruzioni di pagina automatiche in funzione dei margini.
E’ però possibile inserire anche manualmente le interruzioni nei punti desiderati.
Per fare questo è però necessario disattivare la funzione Adatta della scheda Pagina.

1. Clic su Imposta pagina del menu File.

2. Clic su Adatta per disattivare l’opzione.

3. Clic su una cella appartenente alla riga che si vuole mandare a pagina nuova

4. Clic su Interruzione pagina del menu Inserisci.

L’interruzione di pagina viene evidenziata come una linea tratteggiata immediatamente prima della riga selezionata.
Per eliminare l’interruzione posizionarsi sulla stessa cella di prima e fare clic sul comando Rimuovi interruzione del menu Inserisci.

ANTEPRIMA DI STAMPA

Durante la fase di anteprima si possono effettuare diverse operazioni:

• Modificare i margini e l’ampiezza delle colonne.

• Ingrandire o ridurre la visualizzazione.

• Tornare alla finestra di dialogo Imposta pagina.

• Tornare al foglio attivo.

• Scorrere le pagine.

• Stampare.

LE FORMULE

COS’ E’ UNA FORMULA?

I fogli di lavoro utilizzano le formule per effettuare delle operazioni con i dati che immettete.
Attraverso le formule è possibile eseguire somme, sottrazioni, moltiplicazioni, divisioni utilizzando i dati delle celle.
Una formula è costituita dai riferimenti di cella e dagli operatori aritmetici.
Le formule devono iniziare sempre con il segno uguale (=).

RIFERIMENTI ASSOLUTI, RELATIVI MISTI

Le formule hanno sempre bisogno di riferimenti a celle o a gruppi di celle.
Un riferimento può essere:

1.      Assoluto: se una formula che contiene un riferimento assoluto a una cella viene spostata o copiata in un’altra posizione, dopo lo spostamento conterrà il riferimento alla stessa cella fisica.
Un riferimento assoluto viene indicato nella forma $A$1. Il segno $ davanti alla lettera e al numero "blocca" la cella dove si trova.

2.      Relativo: se una formula che contiene un riferimento relativo a una cella viene spostata o copiata in un’altra posizione, dopo lo spostamento conterrà un riferimento relativo ad un’altra cella, perché questo tipo di riferimento conserva le distanze, non la posizione.

un riferimento relativo è ad esempio B6.

3.      Misto: è una via dimezzo tra i due precedenti.

Il segno del dollaro davanti alla lettera blocca la colonna, mentre il segno del dollaro davanti al numero blocca la riga.
Ad esempio $A1 e A$1 sono riferimenti misti.

RIFERIMENTI AD ALTRI FOGLI

I riferimenti non sono limitati a uno stesso foglio di lavoro, ma possono essere estesi a fogli diversi della stessa cartella di lavoro e perfino a fogli appartenenti a diverse cartelle .
Un riferimento a un altro foglio della stessa cartella si esprime così:

=Foglio2!A3

Dove:

Foglio2 è il nome del foglio di lavoro.

! fa da separatore.

A3 è il riferimento alla cella. Questo riferimento può essere sia assoluto sia relativo.

 Un riferimento esterno ad un’altra cartella invece si esprime nel seguente modo:

=’C:\NOMEDIR\[ ARCHIVIO.XLS] Foglio 3’!A3

dove:

C è il nome del disco. Deve essere preceduto da un apostrofo.

NOMEDIR è il nome della directory.

ARCHIVIO è il nome del file. Deve essere racchiuso tra parentesi quadre.

Foglio3 è il nome del foglio. Deve essere seguito da un apostrofo.

! è il separatore.

A3 è la cella.

OPERATORI DI RIFERIMENTO

Sono di tre tipi:

• Due punti: ad esempio B2:C5. Identifica l’intervallo tra le celle

Nella figura che segue è visibile la somma di un intervallo di celle

• Punto e virgola: ad esempio B2;C5. Identifica l’unione delle celle

• Spazio: ad esempio B2:C5 B2:C8. Identifica l’intersezione di due intervalli, cioè le celle in comune. In questo caso B"

FUNZIONI E AUTOCOMPOSIZIONE

Una funzione è una formula predefinita che riceve uno o più valori, detti argomenti, li elabora e produce come risultato uno o più valori.

La sintassi delle formule è la seguente:

=FUNZIONE(argomento1, argomento2…..,argomento n).

Benché sia possibile digitare una funzione direttamente in una cella così come possiamo digitare una formula, può essere più semplice usare Autocomposizione funzione.

Per utilizzare questo comando dobbiamo:

1. Selezionare la cella dove vogliamo inserire la funzione.

2. Fare clic sul pulsante Modifica formula

3. Selezionare la funzione che vogliamo inserire facendo clic sulla freccia del pulsante Casella funzioni.

4. Immettere gli argomenti della formula

5. Dopo aver selezionato un intervallo fare clic sul pulsante per tornare alla Finestra della formula

Excel inserisce la funzione e gli argomenti nella cella selezionata e visualizza il risultato.

UTILIZZO DEI NOMI

Assegnare un nome ad una cella permette di individuarla in modo più veloce e sicuro.
Inoltre il vantaggio di usare un nome nei riferimenti è di poter scrivere delle formule in modo immediatamente comprensibili.
Chiaramente una formula del tipo (=lordo-netto) è più chiara di (A1-A2).
Per definire i nomi da assegnare ai vari elementi da denominare si può usare il comando Nome del menu Inserisci oppure si può usare la casella Nome della barra della formula.

Ci sono comunque delle regole da rispettare nell’assegnazione dei nomi:

• Il primo carattere deve essere una lettera o il carattere sottolineatura.

• La lunghezza non deve superare i 255 caratteri.

 Sono ammesse lettere maiuscole e minuscole.

I GRAFICI

 I dati di un foglio di lavoro possono essere visualizzati oltreché sotto forma numerica anche sotto forma visiva.
Questo tipo di visualizzazione è data dai Grafici.
I dati visualizzati nei grafici sono raggruppati in serie omogenee, ciascuna individuabile da un colore diverso o da un motivo diverso, per permettere al grafico di essere di facile ed immediata lettura.
Il grafico può essere creato nel foglio di lavoro oppure in un foglio grafico separato nell’ambito della stessa cartella.
Un grafico può riportare i dati sia per riga sia per colonna.
I dati da rappresentare devono essere selezionati prima di procedere alla creazione del grafico.

CREAZIONE DI GRAFICI: AUTOCOMPOSIZIONE

Il modo più comodo per creare un grafico all’interno di un foglio di lavoro è usare il pulsante Autocomposizione grafico della barra degli strumenti riportato nella figura seguente:

oppure Inserisci grafico dal menu Inserisci.

Per introdurre un grafico occorre:

1. Selezionare i dati che volete inserire.

2. Cliccare sul pulsante Autocomposizione grafico.

3. Apparirà la finestra di dialogo relativa.

4. Selezionare un tipo di grafico fra quelli disponibili.

5. Clic su Avanti.

6. Scegliere eventualmente fra le altre opzioni.

7. Clic su Fine.

8. A questo punto il grafico apparirà sul vostro foglio.

Se si vogliono modificare le dimensioni del grafico dobbiamo cliccare su un punto qualsiasi del grafico, portare il puntatore del mouse sopra uno dei quadratini nei vertici dell’area del grafico.
Quando il puntatore cambia forma, diventa una doppia freccia inclinata di 45 gradi, trascinare il mouse nella direzione desiderata fino ad ottenere la dimensione voluta del grafico.
Se si vuole invece cancellare un grafico incorporato, dobbiamo per prima cosa selezionarlo e poi premere Canc sulla tastiera.
Oppure dopo averlo selezionato il grafico si apre il menu Modifica-cancella-tutto.
Se si desidera creare un grafico in un foglio separato della cartella,invece di usare Autocomposizione grafico, dobbiamo aprire il menu Inserisci-grafico specificando, fra le altre opzioni che si trovano cliccando su Avanti, Crea nuovo foglio.
Il nuovo foglio grafico assume il nome Grafico 1, Grafico 2 e così via.
Per assegnare un nome più significativo al foglio del grafico fare clic sul menu Formato-foglio-rinomina.
Il foglio così creato viene salvato insieme agli altri fogli della cartella e rimane strettamente collegato ai dati originali.
Il che significa che ogni variazione dei dati comporta una modifica anche del grafico.

ATTIVAZIONE DI UN GRAFICO

L’attivazione è un presupposto essenziale per la modifica di un grafico.
Quando il grafico è attivo sono disponibili tutti i comandi relativi ai grafici, che permettono di modificare ogni elemento selezionato del grafico.
Per attivare un grafico incorporato basta farci un doppio clic sopra.
Un grafico attivo è racchiuso in un margine più spesso.
Per attivare un grafico contenuto in un foglio grafico basta selezionare la scheda della cartella che contiene il grafico.

N.B. Per spostare, ridimensionare o cancellare un grafico non è necessario attivarlo, basta che sia selezionato con un solo clic.

TIPI DI GRAFICI

Excel fornisce una gamma di grafici sufficientemente ampia per soddisfare tutte le esigenze degli utenti.
Il tipo di grafico che selezionate è in relazione al tipo di dati che dovete inserirci e al modo di visualizzazione che volete effettuare.

TORTA: si utilizza per mostrare le proporzioni dei vari elementi di una serie di dati.

A BARRE: utile per confrontare i singoli elementi in un determinato periodo di tempo.

ISTOGRAMMA: simile al precedente. Indicato per evidenziare le differenze fra le varie voci.

A LINEE: serve per sottolineare le tendenze e i cambiamenti dei valori nel tempo.

A DISPERSIONE: simile al grafico a linee. Utilizzare questo grafico per sottolineare le differenze tra due gruppi di valori.

AD AREA: simile al grafico a linee. Utile per visualizzare il cambiamento dei valori nel tempo.

La maggior parte di questi grafici può essere visualizzata anche in forma 3D per rendere ancora più facile la lettura.

FORMATTARE TESTO E NUMERI

Tutti i testi e i numeri di un grafico appaiono all’interno della propria casella di testo.
Per formattare i dati occorre:

1. Cliccare sul testo da formattare

2. Cliccare sul pulsante Formato oggetto della barra degli strumenti Grafico. Apparirà una finestra di dialogo variabile a seconda dell’oggetto selezionato.

Selezionare la parte del grafico da modificare

3. Effettuare tutte le modifiche necessarie

MODIFICA DEI VALORI

Tutte le volte che si effettuano delle modifiche ai dati che hanno generato il grafico, Excel automaticamente aggiorna il grafico in base ai nuovi parametri.
Con alcuni tipi di grafici come quelli a barre, istogrammi, linee, pila, torta, dispersione, tutti a 2D, è possibile modificare i dati d’origine trascinando gli indicatori sul grafico.

MODIFICA DEI TESTI DI UN GRAFICO

Per modificare i testi che compaiono in grafico basta modificare le celle corrispondenti del foglio di lavoro.
E’ possibile cambiare i testi direttamente sul grafico, ma così facendo si perde il collegamento automatico col foglio elettronico.

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